Vertraulichkeitsbezeichnungen | Etiquettes de confidentialité (DE | FR)
Was sind Vertraulichkeitsbezeichnungen?
Vertraulichkeitsbezeichnungen (Englisch: Sensitivity Labels) helfen dabei, E-Mails und Dokumente mit einem passenden Schutzlevel zu versehen – je nachdem, wie sensibel die Inhalte sind. So wird z. B. verhindert, dass vertrauliche Informationen versehentlich weitergeleitet oder extern geteilt werden.
✅ Was bringt mir das?
- Schutz sensibler Daten (z. B. interne Informationen)
- Automatische Einschränkungen beim Weiterleiten oder Drucken
- Klarheit für Empfänger, wie mit der Nachricht umzugehen ist
Welche Vertraulichkeitsbezeichnungen gibt es?
I. General
- Basis-Einstellung, automatische Kennzeichnung
- Für allgemeine Inhalte ohne besondere Schutzanforderungen
- Keine Einschränkungen beim Weiterleiten oder Speichern
II. Personal
- Für persönliche oder interne Informationen
- Nur für einen definierten Personenkreis gedacht
- Kein Weiterleiten
III. Confidential
- Für sensible oder geschützte Inhalte (z.B. personenbezogene Daten)
- Streng limitiert auf bestimmte Personen oder Gruppen
- Verschlüsselung, Weiterleiten, Drucken oder externes Teilen blockiert
So verwendest du Vertraulichkeitsbezeichnungen
I. In Outlook (E-Mail):
- Öffne eine neue E-Mail.
- Oben im Fenster findest du die Schaltfläche Confidential.
- Klicke darauf und wähle die passende Bezeichnung aus (Standard, Privat, Vertraulich).
Die Bezeichnung wird automatisch angewendet – du musst nichts weiter tun.
II. In Word, Excel und PowerPoint (Dateien):
- Öffne das Dokument, die Tabelle oder die Präsentation.
- Oben in der Menüleiste findest du ebenfalls die Option „Confidential“.
- Klicke darauf und wähle die gewünschte Bezeichnung aus.
Die Datei wird entsprechend geschützt – z. B. mit Einschränkungen beim Teilen oder Speichern.
Good to Know:
Die ausgewählte Vertraulichkeitsbezeichnung bleibt mit dem Dokument verknüpft – ganz egal, ob du es per E-Mail verschickst oder in der Cloud speicherst. Der Schutz bleibt also erhalten.
Tipp für alle Anwendungen:
- Du kannst die Bezeichnung jederzeit ändern, wenn sich der Inhalt oder die Zielgruppe ändert.
- Wenn du unsicher bist, welche Bezeichnung du wählen sollst, orientiere dich an den Vorgaben deiner Organisation (Standard Einstellung übernehmen/keine Anpassung vornehmen) oder frage deine IT-Ansprechperson.
Qu’est-ce que les étiquettes de confidentialité ?
Les étiquettes de confidentialité (Sensitivity Labels) permettent d’attribuer un niveau de protection adapté aux e-mails et aux documents, selon la sensibilité des informations qu’ils contiennent. Par exemple, elles peuvent empêcher qu’un contenu confidentiel soit transféré ou partagé par erreur à l’extérieur.
✅ Quels sont les avantages ?
- Protection des données sensibles (ex. : informations internes)
- Restrictions automatiques sur le transfert, l’impression ou le partage
- Clarté pour les destinataires sur la manière de traiter le contenu
Quels types d’étiquettes existe-t-il ?
I. General
- Paramètre par défaut, appliqué automatiquement
- Pour les contenus généraux sans exigences particulières
- Aucune restriction sur le transfert ou l’enregistrement
II. Personal
- Pour les informations personnelles ou internes
- Destiné à un groupe défini de personnes
- Transfert désactivé
III. Confidential
- Pour les données sensibles ou protégées (ex. : données personnelles)
- Accès strictement limité à certaines personnes ou groupes
- Chiffrement activé, transfert, impression et partage externe bloqués
Comment utiliser les étiquettes de confidentialité
I. Dans Outlook (e-mail)
- Créez un nouvel e-mail.
- En haut de la fenêtre, cliquez sur "Confidential"
- Sélectionnez l’étiquette appropriée (Personal, General, Confidentiall).
L’étiquette est appliquée automatiquement – rien d’autre à faire.
B. Dans Word, Excel et PowerPoint (fichiers)
- Ouvrez le document, le tableau ou la présentation.
- Dans le menu en haut, cliquez sur « Confidential».
- Choisissez l’étiquette souhaitée.
Le fichier est protégé en conséquence (ex. : restrictions de partage ou d’enregistrement).
Good to Know:
L’étiquette choisie reste attachée au document, même si vous l’envoyez par e-mail ou le stockez dans le cloud. La protection reste donc active.
Conseil pratique :
- Vous pouvez modifier l’étiquette à tout moment si le contenu ou le public change.
- Si vous ne savez pas quelle étiquette choisir, suivez les consignes de votre organisation (utiliser le paramètre par défaut / ne pas modifier) ou demandez à votre contact IT.